Créer une soumission à partir des bons de travail
OBJECTIF
Le module Soumissions des bons de travail a été créé dans le but de permettre aux utilisateurs des bons de travail de créer des soumissions à leur client et de les gérer séparément des bons de travail. Les soumissions n’ont aucun impact financier sur les autres modules puisqu’ils permettent de produire une soumission écrite pour le client. Au moment de l’acceptation par le client, l’usager a la possibilité de copier la soumission vers le module de bon de travail afin de créer le bon de travail en fonction de la soumission. Ainsi, on évite les doubles entrées et les erreurs de manipulation.
Les bons de travail dont l’état est Soumission sont accessibles uniquement par l’icône Afficher les soumissions de l’option Bon de travail, si le module Soumissions des bons de travail est installé.
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Attention de ne pas confondre :
Le présent document concerne la première option. |
PRÉREQUIS
- Gestion de la sécurité
- Configurations diverses – Bons de travail
- Bon de travail
- Le module Soumissions des bons de travail doit être installé
Sommaire
- Définir les accès dans la Gestion de la sécurité
- Définir la numérotation des soumissions des bons de travail
- Créer une soumission de bon de travail
- Créer un bon de travail ou copier une soumission à partir d’une soumission
Étapes
Pour créer une soumission dans le module des bons de travail, l’usager doit avoir accès à l’icône Afficher les soumissions.
Définir les accès dans la Gestion de la sécurité
| maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Gestion de la sécurité |
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Cette étape est nécessaire uniquement si l’usager a accès à certains états de bons de travail. |
Pour donner accès à l’icône:
- Choisir l’option Gestion de la sécurité.
- Sélectionner un Usager.
- Cliquer sur l’onglet Restriction des accès.
- Dans le menu de gauche, cliquer sur l’icône + du menu Projets.
- Cliquer sur Bons de travail.
- Cocher le code d’état Soumission dans la colonne Accessible à la sauvegarde.
Pour donner accès à visualiser les soumissions sans avoir droit de création, cocher la case Accessible à la consultation seulement.
- Cliquer sur Enregistrer.
- Cliquer sur Quitter.
- Définir un compteur pour les soumissions de bon de travail
Définir la numérotation des soumissions des bons de travail
La numérotation des soumissions de bon de travail peut être définie de deux façons soit pour l’ensemble de la compagnie ou par usager.
Définir un compteur applicable pour l’ensemble de la compagnie
| maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration générales |
- Choisir l’option Configurations générales.
- Dans le menu de gauche, cliquer sur l’icône + du menu Bons de travail.
- Cliquer sur Généralités.
- Compléter les champs Compteur de soumission au bon de travail et Format de soumission au bon de travail.
- Cliquer sur Enregistrer.
- Cliquer sur Quitter.
Définir un compteur applicable par usager
| maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Gestion de la sécurité |
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Cette méthode est à privilégier pour les usagers qui désirent avoir leur propre séquence numérique. |
- Choisir l’option Gestion de la sécurité.
- Sélectionner un Usager.
- Cliquer sur l’onglet Restriction des accès.
- Dans le menu de gauche, cliquer sur l’icône + du menu Projets.
- Cliquer sur Bons de travail – Compteurs.
- Compléter les champs Compteur de soumission et Format de soumission.
- Cliquer sur Enregistrer.
- Cliquer sur Quitter.
- Définir un formulaire pour les soumissions de bon de travail
Par défaut, si aucun formulaire n’est spécifié, le système imprime le formulaire standard des bons de travail.
- Choisir l’option Configurations générales.
- Dans le menu de gauche, cliquer sur l’icône + du menu Bons de travail.
- Cliquer sur Formulaires.
- Compléter le champ Formulaire des soumissions de bons de travail.
- Cliquer sur Enregistrer.
- Cliquer sur Quitter.
Créer une soumission de bon de travail
| maestro* > Projets > Bons de travail > Fonctions > Bon de travail |
- Accéder à l’option Bon de travail.
Cette option est disponible à partir du module Projets, Bons de travail section Fonctions.
- Cliquer sur l’icône Afficher les soumissions.
À cette étape, l’écran bascule vers l’écran des soumissions.
- Compléter les informations selon vos besoins.
Pour plus de détails concernant les différents champs, consulter l’aide (F1) à partir de l’option Bon de travail.
- Cliquer sur Enregistrer.
Si le sous-état est Accepté, un message de confirmation s’affiche à l’écran. En répondant Oui à la question Désirez-vous créer un bon de travail à partir de cette soumission? Le système créé un bon de travail qu’il faut sauvegarder en fonction de la soumission sélectionnée. Attention! La soumission peut être transférée qu’une seule fois en bon de travail.
Il est possible d’imprimer des rapports ou le formulaire de soumission à partir de l’icône Imprimer.
Il est possible de supprimer le bon de travail généré par une soumission, si aucun transfert n’a été effectué. Il sera alors possible de transférer de nouveau la soumission.
Créer un bon de travail ou copier une soumission à partir d’une soumission
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Il est possible de copier plusieurs fois une soumission vers une nouvelle soumission, mais un seul bon de travail peut être créé à partir d’une soumission. |
| maestro* > Projets > Bons de travail> Fonctions > Bon de travail |
- À partir de l’écran des soumissions de l’option Bon de travail, sélectionner la soumission en entrant manuellement le no de soumission ou en appuyant sur la touche F7 du champ Soumission.
- Cliquer sur l’icône Copier une soumission.
Une fenêtre s’affiche à l’écran avec la possibilité de : créer un bon de travail à partir de cette soumission ou créer une nouvelle soumission à partir de cette soumission.
- Effectuer votre choix et appuyer sur OK.
- Le système affiche la nouvelle transaction dans Bons de travail si l’usager a choisi de créer un bon de travail ou dans soumission pour créer une copie de la soumission.
- Cliquer sur Enregistrer.